المكتبة في عصر الاعلام الرقمي
لم تعد المكتبة قاعة ورفوفا ترتب عليها الكتب، بل أصبحت فضاء واسعا لا تحده الجدران. ولم يعد البحث عن المراجع يقتصر على مراجعة قصاصات من الورق تسمى الفهارس، بل مداخل البحث الآلي باستخدام الحاسوب بالضغط على أقفال فتصطف قائمة المراجع على شاشة متابعة مرتبة أبجديا. ولم يعد القائم على المكتبة مجرد مكتبي ينظم الكتب على الرفوف، ويقدمها للباحث أو القارئ حين يطلبها بل، هو وثائقي متعدد الاختصاصات خاصة المشرف على المكتبة المدرسية الذي ينبغي أن يكون ملما بمبادئ كل المواد الدراسية، مطلعا على برامجها الرسمية، عارفا بأساليب تدريسها وطرائق تعلّمها وتعليمها .
هذا التطور في عالم المكتبات بفضل الثورة التي أحدثتها التكنولوجيا الرقمية في مجال المعلومات فألغت الجدران والأسقف واختصرت المسافات وحولت العالم بقاراته الشاسعة إلى قرية صغيرة يمكن للإنسان أن يصل إلى أطرافها في ثواني معدودات.
ونتيجة لهذه الثورة، فإن تسيير الكم الهائل من المعلومات والوثائق قد تطلب بدون شك تغييرا جذريا، وظهر ما يسمى بـ "التسيير الالكتروني للوثائق" المعروفة باللغة الأجنبية بـ "Gestion Electronique des Documents "
والتي تختصر في GED
وانطلاقا من تعريف الوثيقة بصفة عامة، يمكن أن نحدد ما هي الوثيقة الالكترونية وما هو التسيير الالكتروني للوثائق، وما هي أهدافه، وفوائده، وما هي صعوباته التقنية والمادية.
ما هي الوثيقة ؟
تعرف المنظمة الدولية للمقاييس (ISO) الوثيقة بأنها : المجموعة المؤلفة من الوسائط المعلوماتية والمعطيات المسجلة عليها بشكل دائم على العموم، قابلة للقراءة من قبل الإنسان أو الآلة [libreEncyclopédie ]
ويفهم من التعريف أن الوثيقة يجب أن تحتفظ بكل خصائصها الجوهرية حتى تكون وثيقة، سواء كانت على وسيط ورقي أو الكتروني ، سواء كانت كتابة أو صورا و رسومات…
ما هي الوثيقة الإلكترونية ؟
إذا كان الجميع يدرك الوثيقة الورقية ومدلولها، فإن مصطلح الوثيقة الالكترونية جديد، قد يختلف في فهم مدلوله، لذا نورد تعريفها حسب المرجع السابق "مجموع معطيات منظمة في جذاذات Fichiers معلوماتية غير ملموسة، يمكن معالجتها بوساطة الحاسوب، ويمكن أن تكون جذاذاة (نشيبة) Fichier acoustique أو مكتوبا اكترونيا … الخ.
ومن المعلوم أن المكتوب الالكتروني المسجل على الحاسوب نظير للمكتوب على الورق، بيد أن الوثيقة الالكترونية تمكن من فصل خصائص الوثيقة الكلاسيكية، أي تنظيمها(المعطيات الخارجيةMeta-donnés) مضمونها (المعلومات ) وبناؤها، وذلك يمكن من الاستغلال المنفرد لكل خاصية .
التسيير الالكتروني للوثائق GED :
وتسمى أيضا التسيير الالكتروني لمعلومات ووثائق المؤسسة GEIDE :
هو نظام آلي (informatisé) لتسيير الوثائق وتصنيفها وتخزينها وحفظها والبحث عنها" مثل تحويل الوثائق الورقية إلى رقمية، أو تسيير حياة الوثائق وتدفقها.
ومعنى ذلك أن التسيير الالكتروني للوثائق يقترح حلا لمشاكل تسيير مراحل المصادقة والمراجعة … وبصورة عامة، يمكن أن نقول أنه نظام تسيير آلي لمرحلة حياة الوثيقة الالكترونية (نص، صوت ، صورة ، فيديو، …الخ) منذ نشأته إلى غاية اتلافه، بهدف تسيير الحصول على المعلومات، وتوسيع آفاق نشرها بين أكبر عدد من الناس والهيئات .
أهداف التسيير الالكتروني للوثائق :
يتضح مما سبق أن الأهداف الرئيسية للتسيير اللاكتروني للوثائق يمكن حصرها في :
1- اقتناء الوثائق:
ويكون على عدة أشكال :
إدماج الوثائق الورقية الموجودة:أي تحويلها إلى وثائق رقمية عن طريق اسكانير Scanner وبعد التحويل يمكن فرزها باستخدام تكنولوجيا خاصة تدعى RAD ، حيث تستخلص معلومات من الصور الرقمية باستخدام تكنولوجيا أخرى تدعى LAD ، التي تستخدم تقنية التعرف على الرموز السرية Codes barrés ، وعلى حروف الكتابة اللغوية.
إدماج الوثائق اللكترونية الموجودة : وهي الجذاذيات Fichiers المكتبية، ونشائب PDF … ، والوثائق الناتجة عن أنظمة النشر (COLD) .
إنتاج الوثائق الالكترونية : ويمكن أن تكون نتيجة إجراء أو عدة إجراءات يقوم بها مختلف الأعوان بفضل برمجية (Logiciel) إعلام آلي جماعي. (Group woren ou collevticiel) كما يمكن أيضا الحصول على الوثيقة عن طريق برمجية إعلام آلي قراريLogiciel d’information décisionnelle بواسطة نموذج موجود في الأداة نفسها.
تبادل الوثائق الالكترونية:ويجري هذا التبادل عندما ترغب هئيتان مشتركتان اقتسام وثائق الكترونية، ويتم ذلك بربط أنظمتها الاعلامية المسماة EDI. (Echange de données Informatiser).واستخدام مقياس موحد للمعلومات المعيرة .
2- فهرسة الوثائق :
هي وصف الوثيقة ومضمونها قصدتسهيل استغلالها. وينبغي هنا أن نميز نوعين من الفهرسة :
الفهرسة التصنيفية التي تقدم وصفا شكليا للوثيقة لتسهيل عملية التصنيف والترفيف (النمط، المؤلف، العنوان، المورد، التاريخ…الخ)، والتي تمكن مختلف أدوات البحث من استغلال هذه المعطيات.
الفهرسة حسب المفهوم التي تهتم بمضمون الوثيقة لتسيير عمليات البحث، ويتعلق الأمر هنا باحصاء العبرات المتردد استعمالها (أي فهرسة إحصائية) ؛ أو اختيار العبارت الدالة المرتبطة بالوثيقة (ويسمى أيضا بالكلمات المفتاحية) وجعلها في قائمة تدعى تيزوريس (Thésaurus).3-تخزين الوثائق:
إنها مرحلة هامة، لأنها ركيزة لعمليات البحث والاستغلال وتداول المعلومات لذا من غير المعقول استخدام نظام تسيير دون التفكير في نظام التخزين. ولأداء هذه المهمة، لا بد من التفكير في الإشكاليات الآتية :
تكييف وسائط التخزين حسب حجم الوثائق المراد تخزينها، حتى نتمكن من توفير وقت معقول للدخول، حسب وتيرة الطلب وأهمية الوثيقة؛
تنظيم التخزين تنظيما هرميا حسب مضمون الوثائق (نص، فيديو، صورة…) ومصادرها، ونمطها والحال التي توجد عليها؛
إدراج مدة الحفظ في الحسبان للتمكن من التصفية الدورية للنظام قصد تسهيل عملية التخزين وتغذية المحفوظات (الأرشيف). 4-البحث:
وهو أنواع عديدة:
البحث المعياري: ويكون باستخدام التأليف بين الكلمات المفتاحية التي أعدت في مرحلة الفهرسة؛
البحث في المضمون: وهو بحث عن عبارات يتضمنها نص الوثيقة.
وبصفة عامة، يمكن القول أن الفهرسة ونظام التخزين يؤثران على نجاعة عمليات .
البحث، فكلما كانت الفهرسة أفضل، كان البحث اسهل وأنجح. 5-الاستعادة:
تشكل الاستعادة إحدى أهم الغايات، لأن أي وسيلة للتسيير الالكتروني للوثائق إن لم توفر مجموعة واسعة من طرائق الاستعادة، فإنها غير مجدية، وهذا ما يجعل الوسيلة مهمة بالنسبة للجانب التعاوني، إذ ينبغي أن يكون في إمكان مختلف المتعاملين تبادل المعلومات، واستعادة أي وثيقة وعرضها على الشاشة، أو طبعها وإرسالها عن طريق البريد الالكتروني، أو إدراجها في جهاز Work Flow (العمل المتدفق) لتصبح من معطيات الدخول، واستقبال وثائق أخرى؛ بالاظافة على توفير إمكانية تحسين الوثيقة وإثرائها قصد نشرها على موقع "واب Web" مثلا.
-6الأرشفة (الحفظ):
تشكل الأرشفة الشغل الشاغل لكل العملين في مجال إعداد أنظمة تسيير المعلومات، لأنها حفظ للتراث المعلوماتي لهيئة أو مؤسسة أو لوطن.
والأرشفة – حسب (Afnor) هي : "مجموعة من العمليات والأدوات والطرائق المسخرة لحفظ المعلومات لمدة متوسطة أو طويلة قصد استعادتها عند الحاجة واستغلالها".
والفصل بين المعلومات والوسائط والأنماط يمكن من تحديد ما ينبغي أرشفته وحفظه .
ومثال ذلك: خلال عشرية من الزمن، يمكن أن تكون الحاجة حفظ "جذاذة" اصلية واحدة دون أن تغير منها شيئا. بينما إذا كانت المدة أطول، فإن الحفظ يكون للمضمون المعلوماتي ككل ثم نقوم بعد ذلك بحفظها في وسائط أو أشكال أخرى .
وأفضل أرشفة – في أي نظام للتسيير الالكتروني – هي تلك التي تضمن الأمور الآتية:
الأصــالـة: أي أن الوثيقة المحفوظة يجب أن تكون مطابقة للأصل تمام المطابقة.
الاستمراريــة: وهي أن يمكن نظام التخزين من الاستغلال على المديين القصير والطويل، واستنساخ المعطيات في عدة نسخ ومتنوعة وتخزينها في أماكن مختلفة لتفادي مخاطر فقدانها لأي سبب من الأسباب (خلل كهربائي، حريق، فيضان…).
السرية والحصانة:أي اعتماد نظام الإقفالVerrouillage للوثائق المحفوظة ولا يطلع عليه إلا بعض المستعملين . فوائد أنظمة التسيير الالكتروني للوثائق:
لا شك أن نظام التسيير الالكتروني للوثائق –إذا ما أعد إعدادا جيدا- يمنح امتيازات عديدة على مستوى التنظيم وعلى مستوى الافادة ؛ نلخصها في النقاط الآتية:
النجاعةوالفعالية:أثبتت دراسة حديثة (قامت بها مجموعة Oopartners)أن أنظمة التسيير الالكتروني للوثائق تحقق زيادة في نجاعة العمل بنسبة تتراوح بين 10 و 20 %، وفي الفعالية التجارية زيادة بنسبة 10 % ، بالاضافة إلى ربح الوقت في أزمة البحث وتوزيع المعلومات التي تعد بالثواني .
التكاليف: تنخفض انخفاضا محسوسا حسب المصادر نفسه، لأن فضاء التخزين أقل كلفة بالطريقةة الالكترونية؛ كما أن كلفة التصنيف والترتيب والتنظيم تتيح للمؤسسة ربح 50% في أغلب الحالات.أما تكاليف البحث، فإنها تنخفض بالنصف، بل بالثلثين في بعض الأحيان إذا كان البحث يتعلق بالأرشيف وتنخفض تكاليف التوزيع بنسبة 80 إلى 90 %.
الإدارة الرشيدة: تشكل مركزية المعطيات قوة لنظام التسيير الالكتروني بفضل تخزين المعلومات على موزع وحيد، وإجراء العمليات حسب طلبات المنجز نفسه، وبذلك تسهل مراقبة المداخل، مما يجعل النظام يتمتع بمصداقية أكثر وأمان أكبر باقتصار عملية الإدارة على موزع واحد فقط.أما نقاط الضعف في مقابل هذه الفوائد كلها فهي :
تعرض محيط التخزين للتلف: فهمها تمركزت المعطيات، لا ينبغي أن ننسى أنها موجودة على وسائط فيزيائية (قرص مضغوط، قرص بصري D.Optique …)
نظافة المحيط واستقرار الطقس:اللذان تتطلبهما عادة الأدوات الالكترونية كما أن الوتيرة السريعة للتطور التكنولوجي يؤدي أيضا على هجران سريع لوسائط التخزين، وهذا ما ستوجب اعتماد نظام متطور حتى لا نضطر إلى تركه بعدة قصيرة .
ارتباط النظام بالشبكات: لا جدوى من استخدام نظام التسيير الالكتروني استخداما محليا (أي دون شبكة) لانعدام عنصر تقاسم وتبادل المعلومات. فالحل إذن في نشرة على شبكة داخلية Intranet ، بل من الأفضل على شبكة خارجية Extranet . وبهذا المنظور فإن نظام التسيير الالكتروني يمثل عائقا، لأن عدم وجود الشبكة معناه عدم وجود المعطيات .
صعوبات تقنية ومالية: وتتمثل الأولى منهما في صعوبة تحويل الوثائق إلى رقمية، وتتمثل الثانية في ارتفاع تكاليف وضع النظام وتشغيله، خاصة لدى بعض الهيئات التي تمتلك كما كبيرا من الأرشيف بالإضافة إلى التكاليف الناهضة لتأمين المعلومات، لأن الأمر يتطلب في غالب الأحيان الاستعانة بخدمات الغير ذوي الثقة والخبرة العالية .الإطار المعياري لنظام التسيير الالكتروني:
يجب أن يدخل نظام التسيير الالكتروني للوثائق في إطار معياري وأشهر المعايير المتعلقة بمحيط هذا النظام هي :
1- 19005 ISO : ويختص بشكل جذاذية الوثائق الاكترونية للحفظ الطويل .
2- 26300 ISO: ويختص بشكل الوثيقة المفتوحة للاستعمال المكتبي .
3- 2003: 15836 ISO : ويختص بالمعطيات الخارجية للوثيقة Métadomées d’un document .
4- MOREQ: ويختص بنموذج شروط تنظيم الأرشفة الالكترونية .
5- 013- 42 NFZ: ويتعلق بخصائص إنجاز واستغلال أنظمة معلوماتية لضمان حفظ الوثائق المخزنة في الأنظمة وسلامتها.
خـــاتمـة:
التطور سنة الحياة، وعليه لا بد من مسايرة التطورات الحديثة في مجال المعلومات . ومهما كانت الصعوبات والعراقيل، فإن تبني الآلة الالكترونية أمر ينبغي الاقتناع به نظرا للتسهيلات التي تقدمها هذه التكنولوجيا، والأرباح التي تحققها لنا في مجال الزمن والمكان، والحجم والمتعة أيضا في عصر السرعة والتسرع.
المراجــع:
وثائق اليونسكو
التسيير الالكتروني للوثائق ؛ فبريال غوص
La numérisation, est-ce une révolution ?
[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] (http://www.GED.gov.com
لم تعد المكتبة قاعة ورفوفا ترتب عليها الكتب، بل أصبحت فضاء واسعا لا تحده الجدران. ولم يعد البحث عن المراجع يقتصر على مراجعة قصاصات من الورق تسمى الفهارس، بل مداخل البحث الآلي باستخدام الحاسوب بالضغط على أقفال فتصطف قائمة المراجع على شاشة متابعة مرتبة أبجديا. ولم يعد القائم على المكتبة مجرد مكتبي ينظم الكتب على الرفوف، ويقدمها للباحث أو القارئ حين يطلبها بل، هو وثائقي متعدد الاختصاصات خاصة المشرف على المكتبة المدرسية الذي ينبغي أن يكون ملما بمبادئ كل المواد الدراسية، مطلعا على برامجها الرسمية، عارفا بأساليب تدريسها وطرائق تعلّمها وتعليمها .
هذا التطور في عالم المكتبات بفضل الثورة التي أحدثتها التكنولوجيا الرقمية في مجال المعلومات فألغت الجدران والأسقف واختصرت المسافات وحولت العالم بقاراته الشاسعة إلى قرية صغيرة يمكن للإنسان أن يصل إلى أطرافها في ثواني معدودات.
ونتيجة لهذه الثورة، فإن تسيير الكم الهائل من المعلومات والوثائق قد تطلب بدون شك تغييرا جذريا، وظهر ما يسمى بـ "التسيير الالكتروني للوثائق" المعروفة باللغة الأجنبية بـ "Gestion Electronique des Documents "
والتي تختصر في GED
وانطلاقا من تعريف الوثيقة بصفة عامة، يمكن أن نحدد ما هي الوثيقة الالكترونية وما هو التسيير الالكتروني للوثائق، وما هي أهدافه، وفوائده، وما هي صعوباته التقنية والمادية.
ما هي الوثيقة ؟
تعرف المنظمة الدولية للمقاييس (ISO) الوثيقة بأنها : المجموعة المؤلفة من الوسائط المعلوماتية والمعطيات المسجلة عليها بشكل دائم على العموم، قابلة للقراءة من قبل الإنسان أو الآلة [libreEncyclopédie ]
ويفهم من التعريف أن الوثيقة يجب أن تحتفظ بكل خصائصها الجوهرية حتى تكون وثيقة، سواء كانت على وسيط ورقي أو الكتروني ، سواء كانت كتابة أو صورا و رسومات…
ما هي الوثيقة الإلكترونية ؟
إذا كان الجميع يدرك الوثيقة الورقية ومدلولها، فإن مصطلح الوثيقة الالكترونية جديد، قد يختلف في فهم مدلوله، لذا نورد تعريفها حسب المرجع السابق "مجموع معطيات منظمة في جذاذات Fichiers معلوماتية غير ملموسة، يمكن معالجتها بوساطة الحاسوب، ويمكن أن تكون جذاذاة (نشيبة) Fichier acoustique أو مكتوبا اكترونيا … الخ.
ومن المعلوم أن المكتوب الالكتروني المسجل على الحاسوب نظير للمكتوب على الورق، بيد أن الوثيقة الالكترونية تمكن من فصل خصائص الوثيقة الكلاسيكية، أي تنظيمها(المعطيات الخارجيةMeta-donnés) مضمونها (المعلومات ) وبناؤها، وذلك يمكن من الاستغلال المنفرد لكل خاصية .
التسيير الالكتروني للوثائق GED :
وتسمى أيضا التسيير الالكتروني لمعلومات ووثائق المؤسسة GEIDE :
هو نظام آلي (informatisé) لتسيير الوثائق وتصنيفها وتخزينها وحفظها والبحث عنها" مثل تحويل الوثائق الورقية إلى رقمية، أو تسيير حياة الوثائق وتدفقها.
ومعنى ذلك أن التسيير الالكتروني للوثائق يقترح حلا لمشاكل تسيير مراحل المصادقة والمراجعة … وبصورة عامة، يمكن أن نقول أنه نظام تسيير آلي لمرحلة حياة الوثيقة الالكترونية (نص، صوت ، صورة ، فيديو، …الخ) منذ نشأته إلى غاية اتلافه، بهدف تسيير الحصول على المعلومات، وتوسيع آفاق نشرها بين أكبر عدد من الناس والهيئات .
أهداف التسيير الالكتروني للوثائق :
يتضح مما سبق أن الأهداف الرئيسية للتسيير اللاكتروني للوثائق يمكن حصرها في :
1- اقتناء الوثائق:
ويكون على عدة أشكال :
إدماج الوثائق الورقية الموجودة:أي تحويلها إلى وثائق رقمية عن طريق اسكانير Scanner وبعد التحويل يمكن فرزها باستخدام تكنولوجيا خاصة تدعى RAD ، حيث تستخلص معلومات من الصور الرقمية باستخدام تكنولوجيا أخرى تدعى LAD ، التي تستخدم تقنية التعرف على الرموز السرية Codes barrés ، وعلى حروف الكتابة اللغوية.
إدماج الوثائق اللكترونية الموجودة : وهي الجذاذيات Fichiers المكتبية، ونشائب PDF … ، والوثائق الناتجة عن أنظمة النشر (COLD) .
إنتاج الوثائق الالكترونية : ويمكن أن تكون نتيجة إجراء أو عدة إجراءات يقوم بها مختلف الأعوان بفضل برمجية (Logiciel) إعلام آلي جماعي. (Group woren ou collevticiel) كما يمكن أيضا الحصول على الوثيقة عن طريق برمجية إعلام آلي قراريLogiciel d’information décisionnelle بواسطة نموذج موجود في الأداة نفسها.
تبادل الوثائق الالكترونية:ويجري هذا التبادل عندما ترغب هئيتان مشتركتان اقتسام وثائق الكترونية، ويتم ذلك بربط أنظمتها الاعلامية المسماة EDI. (Echange de données Informatiser).واستخدام مقياس موحد للمعلومات المعيرة .
2- فهرسة الوثائق :
هي وصف الوثيقة ومضمونها قصدتسهيل استغلالها. وينبغي هنا أن نميز نوعين من الفهرسة :
الفهرسة التصنيفية التي تقدم وصفا شكليا للوثيقة لتسهيل عملية التصنيف والترفيف (النمط، المؤلف، العنوان، المورد، التاريخ…الخ)، والتي تمكن مختلف أدوات البحث من استغلال هذه المعطيات.
الفهرسة حسب المفهوم التي تهتم بمضمون الوثيقة لتسيير عمليات البحث، ويتعلق الأمر هنا باحصاء العبرات المتردد استعمالها (أي فهرسة إحصائية) ؛ أو اختيار العبارت الدالة المرتبطة بالوثيقة (ويسمى أيضا بالكلمات المفتاحية) وجعلها في قائمة تدعى تيزوريس (Thésaurus).3-تخزين الوثائق:
إنها مرحلة هامة، لأنها ركيزة لعمليات البحث والاستغلال وتداول المعلومات لذا من غير المعقول استخدام نظام تسيير دون التفكير في نظام التخزين. ولأداء هذه المهمة، لا بد من التفكير في الإشكاليات الآتية :
تكييف وسائط التخزين حسب حجم الوثائق المراد تخزينها، حتى نتمكن من توفير وقت معقول للدخول، حسب وتيرة الطلب وأهمية الوثيقة؛
تنظيم التخزين تنظيما هرميا حسب مضمون الوثائق (نص، فيديو، صورة…) ومصادرها، ونمطها والحال التي توجد عليها؛
إدراج مدة الحفظ في الحسبان للتمكن من التصفية الدورية للنظام قصد تسهيل عملية التخزين وتغذية المحفوظات (الأرشيف). 4-البحث:
وهو أنواع عديدة:
البحث المعياري: ويكون باستخدام التأليف بين الكلمات المفتاحية التي أعدت في مرحلة الفهرسة؛
البحث في المضمون: وهو بحث عن عبارات يتضمنها نص الوثيقة.
وبصفة عامة، يمكن القول أن الفهرسة ونظام التخزين يؤثران على نجاعة عمليات .
البحث، فكلما كانت الفهرسة أفضل، كان البحث اسهل وأنجح. 5-الاستعادة:
تشكل الاستعادة إحدى أهم الغايات، لأن أي وسيلة للتسيير الالكتروني للوثائق إن لم توفر مجموعة واسعة من طرائق الاستعادة، فإنها غير مجدية، وهذا ما يجعل الوسيلة مهمة بالنسبة للجانب التعاوني، إذ ينبغي أن يكون في إمكان مختلف المتعاملين تبادل المعلومات، واستعادة أي وثيقة وعرضها على الشاشة، أو طبعها وإرسالها عن طريق البريد الالكتروني، أو إدراجها في جهاز Work Flow (العمل المتدفق) لتصبح من معطيات الدخول، واستقبال وثائق أخرى؛ بالاظافة على توفير إمكانية تحسين الوثيقة وإثرائها قصد نشرها على موقع "واب Web" مثلا.
-6الأرشفة (الحفظ):
تشكل الأرشفة الشغل الشاغل لكل العملين في مجال إعداد أنظمة تسيير المعلومات، لأنها حفظ للتراث المعلوماتي لهيئة أو مؤسسة أو لوطن.
والأرشفة – حسب (Afnor) هي : "مجموعة من العمليات والأدوات والطرائق المسخرة لحفظ المعلومات لمدة متوسطة أو طويلة قصد استعادتها عند الحاجة واستغلالها".
والفصل بين المعلومات والوسائط والأنماط يمكن من تحديد ما ينبغي أرشفته وحفظه .
ومثال ذلك: خلال عشرية من الزمن، يمكن أن تكون الحاجة حفظ "جذاذة" اصلية واحدة دون أن تغير منها شيئا. بينما إذا كانت المدة أطول، فإن الحفظ يكون للمضمون المعلوماتي ككل ثم نقوم بعد ذلك بحفظها في وسائط أو أشكال أخرى .
وأفضل أرشفة – في أي نظام للتسيير الالكتروني – هي تلك التي تضمن الأمور الآتية:
الأصــالـة: أي أن الوثيقة المحفوظة يجب أن تكون مطابقة للأصل تمام المطابقة.
الاستمراريــة: وهي أن يمكن نظام التخزين من الاستغلال على المديين القصير والطويل، واستنساخ المعطيات في عدة نسخ ومتنوعة وتخزينها في أماكن مختلفة لتفادي مخاطر فقدانها لأي سبب من الأسباب (خلل كهربائي، حريق، فيضان…).
السرية والحصانة:أي اعتماد نظام الإقفالVerrouillage للوثائق المحفوظة ولا يطلع عليه إلا بعض المستعملين . فوائد أنظمة التسيير الالكتروني للوثائق:
لا شك أن نظام التسيير الالكتروني للوثائق –إذا ما أعد إعدادا جيدا- يمنح امتيازات عديدة على مستوى التنظيم وعلى مستوى الافادة ؛ نلخصها في النقاط الآتية:
النجاعةوالفعالية:أثبتت دراسة حديثة (قامت بها مجموعة Oopartners)أن أنظمة التسيير الالكتروني للوثائق تحقق زيادة في نجاعة العمل بنسبة تتراوح بين 10 و 20 %، وفي الفعالية التجارية زيادة بنسبة 10 % ، بالاضافة إلى ربح الوقت في أزمة البحث وتوزيع المعلومات التي تعد بالثواني .
التكاليف: تنخفض انخفاضا محسوسا حسب المصادر نفسه، لأن فضاء التخزين أقل كلفة بالطريقةة الالكترونية؛ كما أن كلفة التصنيف والترتيب والتنظيم تتيح للمؤسسة ربح 50% في أغلب الحالات.أما تكاليف البحث، فإنها تنخفض بالنصف، بل بالثلثين في بعض الأحيان إذا كان البحث يتعلق بالأرشيف وتنخفض تكاليف التوزيع بنسبة 80 إلى 90 %.
الإدارة الرشيدة: تشكل مركزية المعطيات قوة لنظام التسيير الالكتروني بفضل تخزين المعلومات على موزع وحيد، وإجراء العمليات حسب طلبات المنجز نفسه، وبذلك تسهل مراقبة المداخل، مما يجعل النظام يتمتع بمصداقية أكثر وأمان أكبر باقتصار عملية الإدارة على موزع واحد فقط.أما نقاط الضعف في مقابل هذه الفوائد كلها فهي :
تعرض محيط التخزين للتلف: فهمها تمركزت المعطيات، لا ينبغي أن ننسى أنها موجودة على وسائط فيزيائية (قرص مضغوط، قرص بصري D.Optique …)
نظافة المحيط واستقرار الطقس:اللذان تتطلبهما عادة الأدوات الالكترونية كما أن الوتيرة السريعة للتطور التكنولوجي يؤدي أيضا على هجران سريع لوسائط التخزين، وهذا ما ستوجب اعتماد نظام متطور حتى لا نضطر إلى تركه بعدة قصيرة .
ارتباط النظام بالشبكات: لا جدوى من استخدام نظام التسيير الالكتروني استخداما محليا (أي دون شبكة) لانعدام عنصر تقاسم وتبادل المعلومات. فالحل إذن في نشرة على شبكة داخلية Intranet ، بل من الأفضل على شبكة خارجية Extranet . وبهذا المنظور فإن نظام التسيير الالكتروني يمثل عائقا، لأن عدم وجود الشبكة معناه عدم وجود المعطيات .
صعوبات تقنية ومالية: وتتمثل الأولى منهما في صعوبة تحويل الوثائق إلى رقمية، وتتمثل الثانية في ارتفاع تكاليف وضع النظام وتشغيله، خاصة لدى بعض الهيئات التي تمتلك كما كبيرا من الأرشيف بالإضافة إلى التكاليف الناهضة لتأمين المعلومات، لأن الأمر يتطلب في غالب الأحيان الاستعانة بخدمات الغير ذوي الثقة والخبرة العالية .الإطار المعياري لنظام التسيير الالكتروني:
يجب أن يدخل نظام التسيير الالكتروني للوثائق في إطار معياري وأشهر المعايير المتعلقة بمحيط هذا النظام هي :
1- 19005 ISO : ويختص بشكل جذاذية الوثائق الاكترونية للحفظ الطويل .
2- 26300 ISO: ويختص بشكل الوثيقة المفتوحة للاستعمال المكتبي .
3- 2003: 15836 ISO : ويختص بالمعطيات الخارجية للوثيقة Métadomées d’un document .
4- MOREQ: ويختص بنموذج شروط تنظيم الأرشفة الالكترونية .
5- 013- 42 NFZ: ويتعلق بخصائص إنجاز واستغلال أنظمة معلوماتية لضمان حفظ الوثائق المخزنة في الأنظمة وسلامتها.
خـــاتمـة:
التطور سنة الحياة، وعليه لا بد من مسايرة التطورات الحديثة في مجال المعلومات . ومهما كانت الصعوبات والعراقيل، فإن تبني الآلة الالكترونية أمر ينبغي الاقتناع به نظرا للتسهيلات التي تقدمها هذه التكنولوجيا، والأرباح التي تحققها لنا في مجال الزمن والمكان، والحجم والمتعة أيضا في عصر السرعة والتسرع.
المراجــع:
وثائق اليونسكو
التسيير الالكتروني للوثائق ؛ فبريال غوص
La numérisation, est-ce une révolution ?
[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] (http://www.GED.gov.com
» الحب تلك الكلمة المكونة من حرفين
» قواعد البيانات و ربط جدول بيانات بمشروع دلفي
» ملف كل دول إكسال التي تحتاجها لكافة الحسابات الخاصة بالأجور بالوظيف العمومي
» السنة أولى رياضيات و إعلام آلي النظام الجديد LMD يشمل دروس، تمارين وحلول
» أرجو المساعدة
» طلب مساعدة
» حمل هذه الملفات فأنت بحاجة اليها
» دور الاتصالات الإدارية في تعزيز أداء العاملين في المستشفيات الحكومية والخاصة الإردنية في مدينة إربد
» مكتبة مذكرات التخرج لطلاب الإقتصاد حمل بلمسة زر وبروابط مباشرة
» تقدير نموذج للتنبؤ بالمبيعات باستخدام السلاسل الزمنية - رسالة ﻤـﺎﺠـﺴﺘـﻴـﺭ
» (¯`·._) ( 13 كتاب لمــادة الجبر باللغتين العربية و الفرنسية + تمارين محلولة
» قسم العلوم الاقتصادية التجارية و التسيير
» مجموعة كبيرة من مذكرات التخرج لتحميلها مجانا
» تثبيت الباك تراك 4